Funkčnými bunkami organizácie sú pracovné skupiny. Tie vykonávajú úlohy na základe rozhodnutí, ktoré prijmú v zásade konsenzom. V rámci skupiny môže podať návrh každý člen, rovnako ako každý ho môže vetovať. Organizácia pravidelne zverejňuje správy o svojej činnosti a rozhodnutiach, ktoré prijala a zamietla.

Pozri stránku čo je Multiplace.

Pozri stránku čo je Multiplace.

V každej pracovnej skupine sú rozhodnutia prijímané v zásade konsenzom. Ten je potrebný skôr než sa úloha začne vykonávať. Základom konsenzu je, že každý môže podať návrh, a každý ho môže vetovať. Ticho znamená súhlas - ak nikto nevetuje návrh alebo rozhodnutie, tak pokračuje ďalej. Návrh alebo rozhodnutie môžu byť zastavené iba z námietky, že idú proti princípom alebo pravidlám organizácie alebo ohrozujú existenciu časti alebo celej organizácie. (pozri praktické príklady VI-HELP-a)

Návrh musí mať už od začiatku určitú časovú lehotu na rozhodnutie. Navrhovaná úloha musí obsahovať merateľné ciele, časové rozpätie na uskutočnenie (alebo „priebežnú“ formu), personálne obsadenie a informáciu o tom, čo bude nasledovať po tom, ak práca nebude do stanoveného deadlinu vykonaná

Zodpovednosť znamená, že tí, ktorí sú ovplyvnení rozhodnutím sa ho môžu zúčastniť. Zodpovednosť obmedzuje samoorganizáciu tým, že ľudia, ktorí sú ovplyvnení projektom majú možnosť upraviť smerovanie tých, ktorí na ňom pracujú, a dokonca projekt odmietnuť ak vyvstane vážny problém. Konfliktom sa dá predísť aj tak, že ľudia sú si vedomí následkov svojej práce. (pozri praktické príklady VI-HELP-b)

Pracovná skupina pravidelne publikuje v prístupnej forme sumáre svojej práce a poznanie, ktoré touto prácou získala. Takto z neho môžu ťažiť aj ľudia v rámci aj mimo organizácie. Majú tak aj zároveň prehľad vo vzťahoch medzi skupinami, pretože vidia, čo skupina a jej členovia robia. Vďaka fídbeku „zvonka“ môžu ľudia (už v prípravnej fáze) identifikovať možné následky svojej práce. Taktiež potrebujú vedieť čo robia ostatné skupiny, aby chápali ako sa ich práca vzťahuje k ich vlastnej. Transparentnosť je potrebná pre zodpovednosť.

Koordinácia by mala byť vykonávaná v každej skupine. Základné úlohy sú: udržovať prehľad o tom, čo kto robí, o aktívnych návrhoch, a pravidelne písať sumáre toho čo bolo spravené a prečo, a hlavných diskusií. Koordinačná práca môže byť vykonávaná jednou osobou alebo zdieľaná rôznymi spôsobmi v rámci pracovnej skupiny. (pozri praktické príklady VI-HELP-d)

Organizácia zverejní v písomnej forme (na webstránke) stanovy, v ktorých špecifikuje poslanie, ciele, princípy a pravidlá svojho fungovania. V rámci organizácie ľudia vytvárajú pracovné skupiny na vykonávanie úloh. Každá skupina pri začiatku existencie tiež zverejní svoje stanovy, ktoré budú kompatibilné so stanovami organizácie a budú vysvetľovať jej poslanie a (merateľné) ciele. Stanovy skupiny by mali obsahovať konkrétnu informáciu, či sú pre nového člena potrebné špeciálne zručnosti, a ak áno, či je skupina pripravená nových členov v nich zaučiť (v takomto prípade skupina umožní človeku zapojiť sa, ak ten súhlasí so stanovami).

V organizácii môže pracovať ktokoľvek ak súhlasí s jej stanovami a má potrebné zručnosti. Otvorená participácia je založená na „predpoklade dôvery“, že ľudia sú sociálni a chcú prispievať do spoločnosti, a preto by mali dostať dôveru v to čo sa podujmú robiť a že sú si vedomí svojej zodpovednosti.

Ľudia v pracovných skupinách, ktorí sa podieľajú alebo budú podieľať na realizácii úloh, sa rozhodujú sami medzi sebou, akú prácu vykonajú.

Pre každú úlohu je väčšinou niekoľko všeobecne účinných postupov, a ľudia so skúsenosťami v danej oblasti ich pravdepodobne ovládajú (ale pozri diverzitu).

K vykonávaniu úloh a riešeniu problémov môžu existovať popri sebe rôzne prístupy (bez toho že by si prekážali), zároveň sa učiť jeden od druhého, dokonca spolupracovať. Diverzita zvyšuje pravdepodobnosť úspechu dosiahnutia cieľov a objavenia nových pracovných postupov. Diverzita tiež umožňuje vylepšovať účinné postupy.

Používanie (výhradne) pozitívnych (afirmatívnych) výrazov v opisovaní cieľov a spôsobov práce. A zároveň opakované definovanie na čo je organizácia a jej pracovné skupiny.

Rozhodovanie prebieha formou návrhov. Projekt je formálne tiež iniciovaný návrhom v rámci skupiny.

Návrhy môžu byť rôzneho charakteru, napríklad: - návrh na projekt súvisiaci s poslaním organizácie a skupiny - na riešenie konkrétnych problémov - na vytvorenie novej funkcie v rámci skupiny (vrátane jej úloh), napr: programová koordinátorka, organizátor, mediátor, kontaktná osoba atď.. - na míting skupiny alebo jej časti - na zriadenie/úpravu stanov - na prijatie nového člena - človeka, ktorý súhlasí a má záujem vykonávať stanovy skupiny (predpoklady členstva môžu byť špecifikované v stanovách skupiny) - na pozastavenie členstva člena, ktorý sústavne porušuje stanovy organizácie alebo skupiny (napriklad dlhodobo blokuje rozhodnutia a spomaľuje tak aktivity členov, alebo ak nedokončil prísľuby viac než dvakrát za sebou), skupina by mala s takouto situáciou rátať vo svojich stanovách - a rôzne iné, záleží čisto na poslaní skupiny

Návrh by mal obsahovať:

• ciele - krátky sumár čo chceš dosiahnuť. Mal by obsahovať podrobný opis očakávanych merateľných výsledkov, tak aby po uskutočnení projektu bol človek mimo skupiny schopný posúdiť, či si dosiahol/la ciele.
• trvanie - ako dlho myslíš že bude projekt trvať. Závisí od projektu, niekedy môže ísť o deadline na určitý deň, inokedy hrubý odhad. Môžeš napísať „priebežné“ ak sa projekt skladá z úloh, ktoré budú vykonávané podľa potreby, alebo pravidelne, po celý život skupiny.
• ľudia - kto to urobí. Malo by to ísť o dostatočný počet ľudí na to, aby bol projekt uskutočniteľný, vrátane minimálne autora návrhu. Ak je návrh skupinou prijatý, títo ľudia sa berú že sa prisľúbili projektu účastniť. Ak to nie je naznačené inak, iní ľudia sa do projektu môžu pripojiť ak chcú.
• prevencia zlyhania - čo bude nasledovať po tom, ak práca nebude do stanoveného deadlinu vykonaná. Tiež info o dobe, ak sa niekto rozhodne projekt opustiť, ako včas má dať vedieť.

Proces rozhodnutia o návrhu prakticky vyzerá takto:

1. debata idey - neformálne sa bavíš s ľuďmi, ktorých sa tvoja idea/predstava týka či už priamo alebo nepriamo. Može ísť o pár dní alebo o niekoľko mesiacov.
2. poslanie návrhu - po predošlých úvahách/poradách/debate oznámiš ako člen skupiny všetkým jej ostatným členom návrh. Ideálne cez mailing-list, so slovom návrh v subjekte mailu kvôli odlíšeniu od ostatnej komunikácie; môžeš ho rôzne debatovať na osobnom stretnutí, ale samotný návrh by mal odísť mailom, aby ostal zaznamenaný - mailing list má automatické zálohovanie na verejnej webstránke.
3. debata návrhu - ak má niekto pripomienky, otázky, vylepšenia návrhu, tak prebehne debata. Ak, naopak, do 1 týždňa (alebo stanovenej doby) od poslania návrhu nikto nereaguje, návrh je prijatý.
4. výzva na súhlas s návrhom - keď nastane situácia, v ktorej vyzerá, že sa všetci zhodli, ako autor by si mal(a) v upravenom návrhu zohľadniť všetky pripomienky. Potom skupinu vyzveš, že ak niekto chce, môže do 3 dní (alebo inú dobu, podľa naliehavosti) návrh blokovať alebo postaviť sa bokom. Postaviť sa bokom znamená „nesúhlasím s niektorými aspektami projektu, ale môj nesúhlas nie je dostatočne vážny na to, aby som ho blokoval“. Blokovanie funguje ako veto. Blokovať je prípustné len ak si presvedčený/á, že návrh porušuje princípy alebo zmysel bytia v skupine, alebo si myslíš, že ohrozuje samotnú existenciu skupiny. Ak sa nikto nerozhodne vetovať, návrh je prijatý. Ak je návrh blokovaný, iniciátor sa ho buď môže vzdať, alebo pokračovať v diskusii kým nedosiahne kompromis a znova nevyzve pre súhlas.
5. publikovanie návrhu - prijatý/zamietnutý návrh je automaticky zverejnený na webstránke v rámci archívu mailing listu. Bez ohľadu na to, skupina by mala pravidelne publikovať sumáre svojich diskusií a následných rozhodnutí, v ktorých vysvetľuje prečo bolo ktoré rozhodnutie prijaté, ktoré alternatívy boli zvažované, a prečo boli zamietnuté (viď IV-d. Koordinácia).

Rozhodovanie teda môže trvať 1 deň alebo niekoľko týždňov, záleží od naliehavosti problému. Pre ne-kontroverzné návrh, proces pozostáva z poslania dvoch e-mailov: jedného s oznámením návrhu, a ďalšieho, že bol prijatý.

Ak je v skupine veľký počet ľudí, môžu sa dohodnúť, že rozhodovania o určitých veciach sa budú určitý čas zúčastňovať iba niektorí členovia. K rozhodovaniu je taktiež možné prizvať aj ľudí z mimo skupiny (prípadne z mimo organizácie), ak majú byť návrhom priamo alebo nepriamo ovplyvnení.

V každej skupine je potrebné vykonávať koordinačnú prácu:

• udržovať zoznam priorít
• udržovať záznam o tom, kto na čom pracuje
• písať pravidelné sumáre toho čo bolo spravené (napr. raz za mesiac alebo dva)

Informácie musia byť publikované, ideálne na webstránke, ktorú môžu meniť všetci členovia skupiny. Každý v skupine môže urobiť koordinačnú prácu z času na čas, ak vyvstane potreba. Ak to takto nejde, skupina môže vytvoriť funkciu koordinátora (napríklad s dobou na pol roka alebo na rok pre konkrétneho človeka).

• Ciele, Vízia, Dlhodobá stratégia - to, čo chce organizácia dosiahnuť
• Funkcia - špecifická rola človeka v rámci pracovnej skupiny
• Návrh - definovanie problému a jeho praktického riešenia; je predmetom rozhodovania skupiny
• Poslanie, Problém, Kompetencie - dôvod vytvorenia a existencie organizácie alebo pracovnej skupiny
• Pravidlá - metódy potrebné pre realizáciu princípov v organizácii, platia pre všetky pracovné skupiny
• Princípy, Procesy, Hodnoty - kľúčové procesy v organizácii, platia pre všetky pracovné skupiny
• Realizácia - práca vykonávaná po prijatí návrhu (teda po diskusii, poradách, konzultácii) za účelom držania sa cieľa (písanie sumáru diskusie sa tiež považuje za realizáciu)
• Skupina, Pracovná skupina - základná funkčná bunka organizácie, ktorá vykonáva úlohy
• Stanovy, Program - dokument, ktorý opisuje ciele a princípy organizácie
• V zásade konsenzus - prijatie návrhu členmi skupiny; 51% skupiny neznamená VZK a 99% je lepšie ako VZK